Briefe, Rechnungen, Belege, Verträge, Zeugnisse, Garantien – ein Foto genügt. Briefpfleger legt jedes Dokument in das Drive, das du längst hast, trägt Fristen in deinen Kalender ein und ordnet Absender deinen Kontakten zu. Kein zweites Konto, keine zweite Cloud, kein weiteres Abo.
Anmeldung mit dem Google-Konto, das du schon nutzt · nichts zu migrieren · offene Beta, alle Funktionen kostenlos
Zweck der Anwendung
Briefpfleger ist eine Web-App zur digitalen Dokumentenverwaltung. Du fotografierst Briefe, Rechnungen, Belege und Verträge, die App liest sie per Texterkennung, benennt und sortiert sie – und speichert alles in deinem eigenen Google-Konto statt auf fremden Servern. Dafür fragt Briefpfleger genau diese drei Berechtigungen an, jede einzeln und erst dann, wenn du die zugehörige Funktion benutzt:
Um deine fotografierten Dokumente, PDFs und Sprachnotizen in deinen eigenen Drive-Ordnern anzulegen und wieder zu öffnen. Die App sieht ausschließlich die Dateien, die sie selbst angelegt hat – dein übriges Drive bleibt für sie unsichtbar.
Damit eine Frist, die du am Dokument einträgst, als Termin mit Erinnerung in deinem Kalender landet – und sich mitverschiebt oder verschwindet, wenn du die Frist änderst oder löschst.
Um den Absender eines Briefes deinen bestehenden Kontakten zuzuordnen und ihn auf deinen Wunsch neu anzulegen, damit die Adresse beim nächsten Brief schon bereitsteht.
Einhaltung der Google-Richtlinien: Die Nutzung und Übertragung von Informationen, die Briefpfleger über Google-APIs empfängt, an andere Anwendungen erfolgt in Übereinstimmung mit der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Bestimmungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use). Details in der Datenschutzerklärung.
Kein weiteres Konto, kein weiteres Passwort, kein weiterer Speicher, der bezahlt werden will. Du meldest dich mit Google an – dem Konto, in dem deine Mails, Fotos und Termine ohnehin liegen.
Deine Dokumente liegen als ganz normale Ordner und Dateien in Drive – am Rechner, am Handy, in der Drive-App. Hörst du mit Briefpfleger auf, liegt alles weiter genau da. Kein Export, kein Umzug, kein Lock-in.
Fristen landen im Google Kalender, Absender in den Google Kontakten, Dateien im Drive. Kein Import, kein Abgleich, keine zweite Suche, die du auch noch durchsehen musst.
Papierkram ist nie das Problem – bis er es plötzlich ist. Acht Situationen aus Haushalt, Familie, Finanzen und Gesundheit, die fast jeder kennt.
„Der Brief vom Amt liegt seit drei Wochen ungeöffnet auf dem Küchentisch."
Einmal fotografieren statt verdrängen: Mit Briefpfleger kannst du dir Fristen direkt zum Dokument eintragen und im Google-Kalender oder deinen iPhone-/Android-Kalender sichern, damit du sie nicht vergisst. Der Unterschied zwischen „ach ja" und Mahngebühr.
„Wann war noch mal die U7 – und wo ist das gelbe Heft?"
U-Untersuchungen, Impfpass, Kita-Vertrag, Zeugnisse: pro Familienmitglied ein eigener Schrank. Beim Kinderarzt tippst du „U7" in die Suche, statt zu Hause Schubladen auszuräumen.
„Der Chef hatte den Urlaub doch per Mail zugesagt …"
Urlaubszusage, Zielvereinbarung, Homeoffice-Absprache: Sichere dir Zusagen, die dich betreffen, in dem Moment, in dem du sie bekommst – dein Firmenpostfach ist am letzten Arbeitstag weg. Anhang oder Ausdruck legst du heute über den Scan-Knopf ins passende Fach.
„Irgendwo müsste die Handwerkerrechnung noch sein."
Handwerkerrechnungen, Spendenquittungen, Arbeitsmittel: das ganze Jahr über nebenbei fotografieren. Im Frühjahr gibst du das Fach „Steuer" für dein Steuerbüro frei – und entziehst den Zugriff danach mit einem Tipp. Was du überhaupt aufheben musst, steht in unserer Übersicht zu den Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen.
„Beim Auszug zählt, was du beweisen kannst."
Mietvertrag, Übergabeprotokoll, Fotos vom Zustand der Wohnung, jede Nebenkostenabrechnung – sicher in einem Fach. Jahre später reicht die Suche nach „Kaution".
„Der Kassenbon ist nach 8 Monaten nur noch weißes Papier."
Thermopapier verblasst – dein Foto mit Texterkennung nicht. Wenn die Waschmaschine streikt, suchst du nach „Waschmaschine" und hast den Kaufbeleg in Sekunden.
„Haben Sie die Befunde von der letzten Untersuchung dabei?"
Arztbriefe, Befunde, Laborwerte, Medikamentenpläne und Impfnachweise sammeln sich über Jahre an. In einem eigenen Fach für Gesundheit liegen sie beieinander – beim Facharzttermin suchst du nach „MRT" und zeigst den Befund direkt vom Handy, statt ihn zu Hause zu vermuten.
„Welche Police war das noch – und was ist da eigentlich versichert?"
Versicherungsscheine, Kontoauszüge, Kredit- und Rentenunterlagen: alles rund um deine Finanzen in einem Fach. Im Schadensfall suchst du nach „Hausrat" und hast Police und Vertragsnummer in Sekunden – statt zwei Abende im Aktenordner.
Drive ist der Keller: Da passt alles rein, aber „IMG_4711.jpg" erinnert dich an keine Frist. Briefpfleger stellt die Regale hinein – Kategorien, Fristen, Volltextsuche, eine fürs Handy gebaute Oberfläche. Und trotzdem bleibt alles ganz normales Drive. Wer es lieber selbst hostet: Paperless-ngx im Vergleich.
Die meisten Scan-Apps laden deine Dokumente auf ihre eigenen Server und verlangen dafür ein Vielfaches im Monat. Briefpfleger hat keine eigene Cloud – deshalb kostet Plus nur 2,99 €, und deine Dateien gehören weiterhin dir allein.
Kann nicht suchen, ist nie dabei und erinnert dich an nichts. Du darfst das Papier gern behalten – Briefpfleger ist das durchsuchbare Zweitgedächtnis dazu, das in deiner Hosentasche wohnt.
Die wichtigsten Funktionen zuerst – so, wie sie dir im Alltag Zeit sparen. Und nein: Es geht nicht nur um Briefe.
Du musst nicht extra aus Briefpfleger heraus fotografieren: Gewöhne dir einfach an, Belege und Briefe im Alltag schnell mit deiner normalen Kamera-App abzufotografieren. Später lädst du bis zu 10 Dokumente gleichzeitig in Briefpfleger hoch. Die App liest sie im Hintergrund per Texterkennung, damit sie durchsuchbar werden. Wenn du dafür eine Sortierregel angelegt hast („Allianz ➔ Versicherungen“), schlägt sie dir direkt das passende Fach vor – sonst sortierst du selbst und kannst die Dokumente in PDFs umwandeln.
Nach dem Hochladen vergibst du die Kategorie selbst: Brief, Rechnung, Beleg, Foto – oder eine eigene, die du anlegst. Das Badge siehst du danach direkt in der Liste und kannst danach filtern. So erkennst du auf einen Blick, was Aufmerksamkeit braucht und was nur Ablage ist. Ändern kannst du sie jederzeit.
Trage eine Frist direkt am Dokument ein – den Rest übernimmt dein Google Kalender: E-Mail 24 Stunden vorher, 1 Stunde vorher und am Stichtag selbst. Verpasst du sie doch, fragt die App am Tag danach nach: „Schon erledigt?“. Und bei Verträgen wählst du die Kündigungsfrist (1, 3 oder 6 Monate oder eine eigene) – die Erinnerung erreicht dich rechtzeitig vor dem Stichtag, mit Link zum Original-Dokument. Kein Google Kalender? Dann exportierst du die Frist als Kalenderdatei (.ics) für Apple Kalender, Outlook, Samsung Kalender oder was dein Handy sonst nutzt.
Weil jeder Scan mit Texterkennung abgelegt wird, findest du Dokumente über ihren Inhalt: Suche nach „Kaution" und der Mietvertrag taucht auf, auch wenn die Datei anders heißt.
Rechnungen und Zusagen, die per Mail kommen, gehören genauso ins Archiv wie Papier. Anhang oder Ausdruck lädst du über den Scan-Knopf in ein Fach und trägst direkt eine Frist dazu ein – dann wirst du rechtzeitig an Zahlung oder Antwort erinnert.
Ordne Dokumente einem Kontakt zu – der Vermieterin, der Versicherung, dem Amt. Danach zeigt dir jedes Dokument „alle Briefe von …" auf einen Blick, inklusive E-Mail und Telefonnummer. Auf Wunsch gleicht die App Absender mit deinem Google-Adressbuch ab.
Sag der App einmal, was wohin gehört: Begriff eintippen, Fach wählen – fertig. Taucht „Allianz“ im erkannten Text auf, schlägt Briefpfleger beim Hochladen das Fach „Versicherungen“ vor. Die App lernt nichts heimlich mit: Alle Regeln stehen in einer Liste, die du jederzeit ändern oder löschen kannst.
Einzelne Dokumente oder ganze Schränke mit Partner:in oder Steuerbüro teilen – und den Zugriff jederzeit mit einem Tipp wieder entziehen. Du siehst immer, wer gerade was sehen darf.
Zieh im Foto einen Rahmen um den Absender-Block – nur dieser Ausschnitt wird gelesen. Firma, Ansprechpartner, Straße, Postleitzahl, Ort, Telefon und E-Mail landen als fertiger Kontakt in deinem Schrank. Du siehst alles vor dem Speichern und kannst jedes Feld korrigieren. Steht im selben Ausschnitt ein Datum, übernimmst du es gleich als Frist.
Textfelder ausfüllen, mit dem Finger unterschreiben, als fertiges PDF zurück ins Drive oder direkt drucken – ohne Drucker-Scanner-Schleife.
Briefpfleger ist von Grund auf ADHS-freundlich gestaltet. Die Hürde ist bewusst winzig: Foto machen reicht – alles Weitere darf später passieren. Warum klassische Ordnungssysteme hier scheitern, steht ausführlich im Beitrag Papierkram mit ADHS.
Wenn du dich später für Plus entscheidest, dann weil du über Monate gemerkt hast, dass es dir den Papierkram abnimmt – nicht weil dich eine Frist gedrängt oder eine Abbuchung überrascht hat.
Briefpfleger hat keinen eigenen Speicher. Deine Dokumente liegen von der ersten Sekunde an in deinem Google Drive, nicht bei uns. Deshalb können wir sie dir auch nicht wegnehmen:
Aufhören heißt hier nicht „Daten weg". Es heißt: Der Helfer geht, die Akten bleiben.
0 €
Ab dem Ende der Beta-Phase
2,99 €/Monat
Zu zweit 2,49 € je Person · im Jahr 29,90 €Nicht deine Dokumente. Sondern das, was sie zusammenhält – die Arbeit kommt zu dir zurück:
Weniger als ein Kaffee im Monat – möglich, weil wir keine Cloud betreiben. Es gibt nichts, was wir an deinen Daten verdienen könnten: Wir haben sie nicht. Der Preis ist das Geschäftsmodell.
Viele Apps versprechen digitale Ordnung – aber fast alle wollen dafür ein eigenes Konto, einen eigenen Cloud-Speicher und ein eigenes Abo. Briefpfleger nutzt stattdessen das Konto, das du schon hast. Hier siehst du den Unterschied.
| Kriterium | Briefpfleger dein Aktenschrank | fileee DE-App | Adobe Scan von Adobe | Genius Scan Scanner-App | Evernote Notiz-Tool |
|---|---|---|---|---|---|
| Preis | ✓ Kostenlos / 2,99 €/Mo | ⚠ 10 Scans/Mo, dann Abo | ✓ Kostenlos | ⚠ OCR & Cloud = Abo | ✗ ~100–250 €/Jahr |
| Wo liegen deine Daten? | ✓ Dein Google Drive | ⚠ Anbieter-Server (DE) | ✗ Adobe Cloud (USA) | ✓ Lokal / eigene Wahl | ✗ Evernote-Server (USA) |
| Wenn du aufhörst | ✓ Dateien bleiben liegen | ✗ Export nötig | ✗ Export nötig | ✓ liegt lokal | ✗ Export nötig |
| Haushaltsfokus | ✓ Speziell dafür gebaut | ✓ Gut | ✗ Nur Scanner | ✗ Nur Scanner | ✗ Generalist |
| Einfache Bedienung | ✓ Sofort startklar | ✓ Gut | ⚠ Mittel | ⚠ Mittel | ✗ Komplex, lernintensiv |
| Fristen-Erinnerungen | ✓ Ja – jeder Kalender | ✓ Ja | ✗ Nein | ✗ Nein | ⚠ Manuell einrichten |
| Freigeben & widerrufen | ✓ Ganze Fächer, einzelne Dateien – widerrufbar | ⚠ Nur je Dokument | ⚠ Widerruf nur im Browser | ✗ Nur Datei verschicken | ✓ Notizen, widerrufbar |
| Kein Fremdkonto nötig | ✓ Nur dein Google-Konto | ✗ fileee-Konto Pflicht | ✗ Adobe-Konto Pflicht | ⚠ Basis ohne Konto | ✗ Evernote-Konto Pflicht |
Angaben nach bestem Wissen, Stand Juli 2025. Alle Markennamen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber. Tipp: Microsoft Lens wurde Anfang 2026 eingestellt – mit Briefpfleger bist du unabhängig von solchen Produktentscheidungen, da deine Daten immer in deinem Google Drive bleiben.
Nein. Die App läuft in deinem Browser und lädt Dokumente direkt in dein Google Drive. Es gibt keinen Briefpfleger-Server, über den deine Dateien laufen oder auf dem sie gespeichert werden.
Drive speichert, Briefpfleger organisiert: automatische Texterkennung, Kategorien, Sortiervorschläge aus deinen eigenen Regeln, Fristen im Kalender, Kontakte-Zuordnung und eine Oberfläche, die fürs Handy gebaut ist. Das Ergebnis liegt trotzdem als ganz normale Ordner und Dateien in deinem Drive.
Nein. Rechnungen, Kassenbons, Verträge, Zeugnisse, Impfpässe, wichtige E-Mails, sogar einfache Fotos von Dokumenten – alles, was du später wiederfinden oder beweisen können willst.
Ja – als Datei. Speichere den Anhang oder drucke die Mail als PDF und lade sie über den Scan-Knopf in ein Fach. Danach verhält sie sich wie jeder andere Brief: Volltextsuche, Frist setzen, Kontakt zuordnen, teilen.
Ja. Wenn du z. B. eine Rechnung per E-Mail bekommst, legst du den Anhang oder einen PDF-Ausdruck in Briefpfleger ab und trägst eine Frist dazu ein. Über deinen Google Kalender wirst du dann rechtzeitig per E-Mail und Benachrichtigung erinnert – so verpasst du weder eine Zahlung noch eine fällige Antwort.
Sie bleiben, wo sie sind – in deinem Google Drive. Es wird nichts gelöscht, nichts gesperrt und nichts eingefroren. Alles, was du bis dahin abgelegt hast, bleibt vollständig nutzbar: ansehen, durchsuchen, umbenennen, teilen, Notizen ergänzen. Die Grenze des kostenlosen Tarifs wirkt nur beim Hinzufügen neuer Dokumente – danach ist dort Platz für 30 Dokumente insgesamt, mit allem, was am Dokument passiert: Fotografieren, Texterkennung, Kategorien, Fächer, Volltextsuche, Notizen, Sprachnotizen, Teilen und das Notieren von Fristen.
Plus (2,99 €/Monat, zu zweit 2,49 € je Person) hebt die Dokumentgrenze auf und übernimmt die Fristen: Erinnerungen, bevor etwas abläuft, und alle Fristen auf einen Blick. Den Wechsel kündigen wir vorher in der App an – du wirst nicht von einer Abbuchung überrascht.
Nichts Dramatisches – und vor allem: Es geht nichts verloren. Deine Ordner, Dateien, PDFs und Sprachnotizen bleiben ganz normal in deinem Google Drive liegen, unter den Namen, die du vergeben hast. Termine, die schon im Google Kalender stehen, bleiben dort. Du kannst alles mit jedem anderen Programm weiterverwenden, ohne Export und ohne uns.
Was fehlt, ist der Zusammenhang: Ohne Briefpfleger erinnert dich niemand an Fristen, und du navigierst wieder selbst zwischen Drive, Kalender und Postfach. Die Akten bleiben – der Helfer geht.
In der Regel nicht. Briefpfleger verkleinert Fotos vor dem Upload, und die 15 GB eines kostenlosen Google-Kontos reichen für viele tausend Briefscans.
Ja – sie ist für das Smartphone gebaut und lässt sich wie eine App auf dem Startbildschirm installieren (PWA), ohne App-Store.
Nein. Du kannst deine Post stapelweise mit deiner normalen Handy-Kamera abfotografieren. Wähle dann im Scan-Bereich der App einfach „Bilder hochladen“, markiere alle Fotos gleichzeitig und lade sie auf einmal hoch. Sie werden in der Warteschlange nacheinander per Texterkennung (OCR) verarbeitet.
Für die allermeisten Alltagsverträge (Handy, Fitnessstudio, Versicherungen, Abos) reicht die gesetzliche „Textform“ (§ 126b BGB) vollkommen aus. Hierzu ist eine digitale Unterschrift absolut rechtsgültig. Ausnahme: Für Mietvertrags-Kündigungen (§ 568 BGB) und Kündigungen von Arbeitsverträgen (§ 623 BGB) schreibt der Gesetzgeber zwingend die Schriftform auf Papier mit originaler handschriftlicher Unterschrift vor. In den USA sind elektronische Signaturen durch den ESIGN Act fast überall bindend.
Du wählst in der App ein einzelnes Fach oder einen ganzen Schrank – etwa „Steuern 2025“ – und erstellst dazu einen Freigabe-Link. Weil das ganz normale Google-Drive-Ordner sind, braucht dein Steuerbüro weder ein Konto bei uns noch die App: Der Link öffnet sich in jedem Browser. Hat die Person ein Google-Konto, lädst du sie stattdessen persönlich ein; der Ordner taucht dann in ihrem eigenen Drive unter „Für mich freigegeben“ auf. Briefpfleger vergibt dabei nur Leserechte, und jede Freigabe lässt sich mit einem Tipp wieder beenden. Was du nachträglich in das Fach legst, ist automatisch mit dabei. Mehr dazu im Abschnitt zu Freigaben.
Ja! Im Einstellungs-Tab „Freigabe“ kannst du deinen Partner einladen und eure Aktenschränke verbinden. Ihr arbeitet dann in Echtzeit im selben Google-Drive-Ordner zusammen und erhaltet beide den vergünstigten Partnerpreis (2,49 € statt 2,99 €/Monat).
Trage bei einem Vertrag die Kündigungsfrist ein (z. B. 3 Monate vorher). Der Briefpfleger berechnet das Datum und erstellt einen Erinnerungs-Termin in deinem Google Kalender. Dieser schickt dir automatisch 24 Stunden vorher und genau am Stichtag eine E-Mail an dein Gmail-Postfach – du brauchst dafür keine Kalender-App auf dem Handy zu haben. Nutzt du keinen Google Kalender, exportierst du die Frist stattdessen als Kalenderdatei (.ics) und öffnest sie in Apple Kalender, Outlook oder deinem Handy-Kalender.
Anmeldung mit deinem Google-Konto · keine Kreditkarte nötig · in 2 Minuten startklar
Briefpfleger