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Datenschutzerklärung

Stand: September 2026

1. Verantwortlicher

IT Consulting & Development Tino Sanchez Ross
Inhaber: Tino Sanchez Ross
Bismarckring 6
65185 Wiesbaden
Deutschland
E-Mail: kontakt@briefpfleger.de

2. Grundsatz: Keine eigene Datenspeicherung – Google als zentraler Dienstleister

Briefpfleger speichert keine personenbezogenen Daten auf eigenen Servern. Die Anwendung ist als reine Client-Side-Webanwendung (Progressive Web App, PWA) konzipiert und läuft vollständig im Browser des Nutzers. Sämtliche Dokumente, Bilder und Metadaten werden ausschließlich im persönlichen Google-Konto des Nutzers (Google Drive) gespeichert.

Wichtiger Hinweis: Briefpfleger ist im Kern eine Bedienoberfläche für deine eigenen Google-Dienste. Die eigentliche Speicherung und Verarbeitung deiner Daten – einschließlich Google Drive, Google Kalender, Google Kontakte, Google Docs sowie der weiter unten beschriebenen Texterkennung – erfolgt durch Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) auf Grundlage der zwischen dir und Google bestehenden Nutzungs- und Datenschutzbedingungen. Für diese Verarbeitung ist maßgeblich die Google Datenschutzerklärung. Wir empfehlen dir, diese zu lesen, da sie für den Umgang mit deinen gespeicherten Inhalten die zentrale Grundlage bildet.

Wer ist wofür verantwortlich? Auch wenn deine Daten in deinem eigenen Google-Konto liegen: Für die Verarbeitungen, die durch die Nutzung der App ausgelöst werden – also die Entscheidung, dass eine Texterkennung stattfindet, wie Dokumente klassifiziert werden und welche Ordnerstruktur entsteht – sind wir Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Für die Speicherung in deinem Google-Konto ist Google Ireland Limited eigenständig verantwortlich.

3. Welche Daten werden verarbeitet?

3.1 Google-Konto (OAuth 2.0)

Um die App nutzen zu können, authentifizierst du dich über den standardisierten Google OAuth 2.0-Prozess. Dabei werden folgende Daten verarbeitet:

• Dein Name und deine E-Mail-Adresse (zur Anzeige in der App)
• Ein temporäres Zugriffstoken für die von dir freigegebenen Google-Dienste

Das Zugriffstoken wird ausschließlich im Arbeitsspeicher deines Browsers gehalten und nicht dauerhaft gespeichert; nach dem Schließen bzw. Neuladen der Seite wird es über deine bestehende Google-Sitzung neu angefordert. Diese Informationen werden zu keinem Zeitpunkt an unsere Server oder Dritte übermittelt.

Briefpfleger fragt Berechtigungen (OAuth-Scopes) nur schrittweise und nur dann ab, wenn du die jeweilige Funktion aktiv nutzt. Standardmäßig wird ausschließlich der eingeschränkte Scope drive.file verwendet, der Briefpfleger nur Zugriff auf die von der App selbst erstellten Dateien gewährt – nicht auf dein übriges Google Drive.

Insgesamt fordert Briefpfleger genau vier Berechtigungen an, jede einzeln und erst bei Bedarf:

• drive.file – Zugriff nur auf die von der App selbst erstellten Dateien (siehe 3.2)
• calendar.events – Termine für Fristen anlegen (siehe 3.3)
• contacts.readonly – Adressbuch lesen (siehe 3.5)
• contacts – einen Kontakt ins Adressbuch übertragen (siehe 3.5)

Google-Anmeldebibliothek: Damit die Anmeldung überhaupt angeboten werden kann, lädt die App beim Aufruf das offizielle Google-Anmeldeskript (accounts.google.com/gsi/client). Technisch bedingt wird dabei deine IP-Adresse an Google übermittelt, bevor du dich anmeldest oder eine Berechtigung erteilst. Ohne dieses Skript ist keine Anmeldung und damit keine Nutzung der App möglich.

Rechtsgrundlage: Für die Anmeldung, das Laden der Anmeldebibliothek und alle Kernfunktionen Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags). Für die optionalen Zusatzberechtigungen und Gerätezugriffe in den Abschnitten 3.3, 3.6 und 3.9 Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) – erteilt über den jeweiligen Zustimmungsdialog und jederzeit widerrufbar (siehe Abschnitt 8).

3.2 Google Drive

Briefpfleger greift mit dem von dir genehmigten OAuth-Token auf deinen Google Drive-Speicher zu, um:

• Einen App-eigenen Ordner („Briefpfleger") in deinem Drive anzulegen
• Dokumente, Bilder und PDFs in diesen Ordner hochzuladen
• Metadaten (Dateiname, Beschreibung mit OCR-Text, Fristen) in den Google Drive-Dateieigenschaften zu speichern

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags – ohne diesen Zugriff hat die App keine Funktion).

3.3 Google Kalender (optional)

Wenn du eine Frist mit Erinnerung setzt, erstellt Briefpfleger nach gesonderter Zustimmung (Scope calendar.events) einen Eintrag in deinem primären Google Kalender. Die Erinnerungen werden von Google Kalender verwaltet (Popup-Benachrichtigungen und E-Mail-Erinnerungen). Briefpfleger selbst versendet keine E-Mails und keine Push-Benachrichtigungen. Der Scope erlaubt ausschließlich den Zugriff auf Termine, nicht auf andere Kalenderdaten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

3.4 Texterkennung (OCR) über Google

Damit du deine Dokumente später per Volltextsuche wiederfindest, wird der Text deiner hochgeladenen Bilder und PDFs automatisch erkannt (OCR). Diese Texterkennung erfolgt durch Google: Die Datei wird dazu über deinen eigenen Google-Zugang in deinem Google Drive verarbeitet (temporäre Umwandlung in ein Google-Dokument, Auslesen des Textes, anschließende automatische Löschung der temporären Datei). Es werden dabei keine Bilder oder Texte an Server von Briefpfleger übermittelt – die Verarbeitung findet ausschließlich innerhalb deines Google-Kontos statt und unterliegt der Google Datenschutzerklärung. Der erkannte Text wird anschließend im Beschreibungsfeld der jeweiligen Datei in deinem Drive hinterlegt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags).

3.5 Google Kontakte (optional)

Die Verbindung zu deinem Google-Adressbuch ist optional und besteht aus zwei getrennten Berechtigungen. Für jede zeigt dir Google einen eigenen Zustimmungsdialog, und du kannst auch nur eine von beiden erteilen:

• Lesen (Scope contacts.readonly): Briefpfleger gleicht die auf deinen Dokumenten erkannten Absender mit deinem Adressbuch ab und zeigt dir die passenden Kontaktdaten an.
• Schreiben (Scope contacts): Wenn du einen in Briefpfleger gepflegten Kontakt ausdrücklich ins Google-Adressbuch überträgst, legt die App dort einen neuen Kontakt an – mit Name und, sofern vorhanden, Firma, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Dieser Scope erlaubt technisch auch das Ändern und Löschen von Kontakten. Briefpfleger nutzt davon ausschließlich das Anlegen neuer Kontakte und verändert oder löscht keine bestehenden Einträge.

Der Abgleich läuft in deinem Browser; es werden keine Kontaktdaten an uns übermittelt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Du kannst beide Berechtigungen jederzeit in deinem Google-Konto widerrufen. Bereits übertragene Kontakte bleiben dann in deinem Adressbuch und können dort von dir gelöscht werden.

3.6 Verschlüsselung & App-Sperre

Optional kannst du Dokumente vor dem Upload mit einem Passwort verschlüsseln (AES-GCM, 256-Bit). Die Verschlüsselung erfolgt vollständig im Browser. Das Passwort wird nicht dauerhaft gespeichert und kann von uns nicht wiederhergestellt werden.

Zusätzlich kannst du eine lokale App-Sperre (Face ID / Touch ID / Geräte-Biometrie oder eine PIN) einrichten. Hierbei werden auf deinem Gerät lediglich eine WebAuthn-Anmeldekennung sowie ein kryptografischer Prüfwert (Hash) deiner PIN im lokalen Browser-Speicher abgelegt – niemals die PIN im Klartext und keine biometrischen Daten. Diese Daten verlassen dein Gerät nicht.

Rechtsgrundlage für beide Funktionen: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) – du richtest sie freiwillig ein und kannst sie in der App jederzeit wieder abschalten.

3.7 Kamera & Mikrofon (optional)

Kamera: Zum Abfotografieren von Dokumenten fragt dein Browser die Kamera-Freigabe ab. Das Bild wird im Browser verarbeitet und direkt in dein Google Drive hochgeladen.

Mikrofon: Wenn du zu einem Dokument eine Sprachnotiz aufnimmst, fragt dein Browser die Mikrofon-Freigabe ab. Die Aufnahme entsteht auf deinem Gerät, wird dir vor dem Speichern zum Abhören angeboten und erst auf deinen Klick in denselben Ordner deines Google Drive gelegt wie das Dokument. Verwirfst du sie, verlässt sie dein Gerät nie.

Beide Freigaben sind freiwillig, werden erst im Moment der Nutzung abgefragt und lassen sich jederzeit in den Browser-Einstellungen zurücknehmen. Es findet keine automatische oder unbemerkte Aufnahme statt, und weder Bild- noch Tonaufnahmen laufen über einen Server von uns – wir haben keinen.

Optional bietet Briefpfleger in Browsern, die das unterstützen (im Wesentlichen Google Chrome), zusätzlich eine Diktier-Funktion für Textfelder an. Diese nutzt die Spracherkennung des Browsers; dabei kann das Gesprochene je nach Browser zur Erkennung an den Hersteller des Browsers übertragen werden. Die Funktion startet ausschließlich durch deinen Klick auf „Diktieren". Wenn du das nicht möchtest, nutze stattdessen die Sprachnotiz – sie bleibt vollständig auf deinem Gerät und in deinem Drive.

Rechtsgrundlage für Kamera, Mikrofon und Diktierfunktion: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), die du über die Abfrage deines Browsers erteilst.

3.8 Einhaltung der Google-Nutzerdatenrichtlinien (Google API Services User Data Policy / Limited Use)

Die Nutzung und Übertragung von Informationen, die über Google-APIs empfangen wurden, durch Briefpfleger an andere Anwendungen erfolgt in Übereinstimmung mit der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Bestimmungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use).

4. Hosting & technische Infrastruktur

Die Webseite und die Web-App werden über Vercel Inc. (340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA) gehostet. Vercel verarbeitet dabei standardmäßig folgende technische Zugriffsdaten (Server-Logs):

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Übertragene Datenmenge
• Browser-Typ und Betriebssystem

Weitere Informationen findest du in der Datenschutzerklärung von Vercel.

Auftragsverarbeitung und Drittlandtransfer: Für das Hosting besteht mit Vercel ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO (Data Processing Addendum). Da Vercel seinen Sitz in den USA hat, ist die Übermittlung über Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO abgesichert; Vercel ist darüber hinaus nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Server-Logs ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und störungsfreien Betrieb). Speicherdauer: Die Logs werden von Vercel nur kurzzeitig vorgehalten – in der Regel wenige Tage bis Wochen; Einzelheiten regelt die oben verlinkte Datenschutzerklärung von Vercel. Wir selbst greifen auf diese Logs weder zu noch werten wir sie aus.

Fehler-Monitoring: Für die Stabilität der App ist eine Anbindung an den Dienst Sentry (Functional Software, Inc., 45 Fremont Street, San Francisco, CA 94105, USA) vorgesehen, über den technische Fehlermeldungen übermittelt werden können (Fehlertext, betroffene Programmstelle, Browsertyp, Zeitpunkt). Diese Anbindung ist derzeit nicht aktiv – es werden aktuell keine Daten an Sentry übertragen. Sobald sie aktiviert wird, aktualisieren wir diesen Abschnitt und weisen an dieser Stelle darauf hin. Rechtsgrundlage wäre dann Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem störungsfreien Betrieb).

5. Schriftarten

Die verwendete Schriftart Lexend wird von unserem eigenen Server ausgeliefert. Es besteht dabei keine Verbindung zu Servern von Google, und es wird keine IP-Adresse an Dritte übermittelt. Google Fonts werden nicht eingebunden.

6. Reichweitenmessung, Cookies & LocalStorage

Briefpfleger verwendet keine Tracking-Cookies, kein Google Analytics, kein Matomo und keine Werbe-Pixel.

Zur Ermittlung anonymer Nutzungszahlen setzen wir Vercel Web Analytics (Vercel Inc., Anschrift siehe oben) ein. Dabei werden Seitenaufrufe, Herkunftsseite, ungefähre Region sowie Browser- und Gerätetyp in aggregierter Form erfasst. Der Dienst arbeitet ohne Cookies und legt keine Kennungen auf deinem Gerät ab; einzelne Personen werden dabei nicht identifiziert und es findet keine geräteübergreifende Wiedererkennung statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Ermittlung der Reichweite unseres Angebots). Da keine Informationen auf deinem Endgerät gespeichert oder ausgelesen werden, ist hierfür keine Einwilligung nach § 25 TDDDG erforderlich. Speicherdauer: Es entstehen ausschließlich aggregierte Auswertungen ohne Personenbezug; die Aufbewahrung richtet sich nach den Vorgaben von Vercel (siehe deren Datenschutzerklärung). Einen Personenbezug stellen wir zu keinem Zeitpunkt her.

Darüber hinaus werden lediglich folgende technisch notwendige Daten lokal im Browser-Speicher (LocalStorage/IndexedDB) deines Geräts gespeichert:

• App-Einstellungen (Sprache, Ansichtseinstellungen)
• Deine Angaben aus der Einrichtung: Vorname bzw. Anzeigename, Wohnsituation, ausgewählte Themenbereiche und die daraus gewählte Ordnerstruktur – sie dienen der persönlichen Ansprache und dem Vorschlag passender Ordner
• Angabe, welche Google-Berechtigungen du bereits erteilt hast (kein Token-Inhalt)
• Lokale Cache-Daten der App (Ordnerstruktur, Dokumentenlisten samt Dateinamen, eigene Sortierreihenfolge) für schnellere Ladezeiten
• Sofern eingerichtet: die Daten der lokalen App-Sperre (siehe 3.6)
• Zwischengespeicherte, noch nicht hochgeladene Scans in der Warteschlange
• Merker darüber, welche Hinweise und Tipps du bereits weggeklickt hast

Dein Google-Zugriffstoken wird bewusst nicht im LocalStorage abgelegt, sondern nur flüchtig im Arbeitsspeicher gehalten (siehe 3.1). Speicherdauer: Diese Daten bleiben auf deinem Gerät, bis du dich abmeldest, die Funktion „Alles löschen" nutzt oder die Browserdaten löschst – eine automatische Frist gibt es nicht, weil die Daten dein Gerät nie verlassen. Beim Abmelden bzw. über „Alles löschen" werden die lokalen Cache- und App-Daten entfernt.

7. Datenweitergabe an Dritte

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte durch uns findet nicht statt. Auftragsverarbeiter, die für uns tätig werden und an unsere Weisungen gebunden sind – etwa unser Hoster (siehe 4.) –, gelten nach Art. 4 Nr. 10 DSGVO nicht als Dritte. Die externe Kommunikation erfolgt ausschließlich zwischen deinem Browser und den Google-APIs (Drive, Kalender, Kontakte, Docs sowie die OCR-Verarbeitung), zu denen du jeweils explizit per OAuth-Consent deine Einwilligung erteilst. Beim Erstellen eines Freigabe-Links wird die betreffende Datei über die Google-Drive-Freigabefunktion („Jeder mit dem Link") zugänglich gemacht; du kannst eine solche Freigabe jederzeit in der App wieder aufheben.

8. Deine Rechte (DSGVO Art. 15–21)

Du hast jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über deine bei uns verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung deiner Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Da Briefpfleger keine personenbezogenen Daten auf eigenen Servern speichert, betrifft das Auskunftsrecht in erster Linie die in deinem eigenen Google Drive gespeicherten Daten. Du kannst diese jederzeit selbst einsehen, exportieren und löschen – auch direkt über die integrierte „Alles löschen"-Funktion in der App.

Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Soweit eine Verarbeitung auf deiner Einwilligung beruht – Kalender, Kontakte, Kamera, Mikrofon und App-Sperre –, kannst du diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen: die Google-Berechtigungen unter myaccount.google.com/permissions, Kamera und Mikrofon in den Einstellungen deines Browsers, die App-Sperre in den Einstellungen der App. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Automatisierte Entscheidungen (Art. 22 DSGVO): Briefpfleger schlägt anhand des erkannten Textes automatisch eine Kategorie und einen Ablageort für deine Dokumente vor. Das ist eine reine Sortierhilfe ohne rechtliche Wirkung – jeder Vorschlag lässt sich vor dem Speichern ändern. Eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

9. Datenlöschung

Du kannst sämtliche von Briefpfleger angelegten Daten jederzeit vollständig und rückstandslos aus deinem Google Drive entfernen, indem du die integrierte Löschfunktion der App nutzt (Sicherheitswort „ALLES LÖSCHEN"). Alternativ kannst du den Ordner „Briefpfleger" manuell aus deinem Google Drive löschen.

10. Beschwerderecht

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn du der Ansicht bist, dass die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Für uns zuständig ist:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163
65021 Wiesbaden
datenschutz.hessen.de

Du kannst dich ebenso an die Aufsichtsbehörde deines gewöhnlichen Aufenthaltsorts oder deines Arbeitsplatzes wenden.